ウェブ選挙システム導入までの流れ

ウェブ選挙システムは、インターネットで簡単に投票できることに加え、集計作業も不要。
業務の効率化に効果的なツールです。

新しいツールの導入は、「難しそう」「手間がかかりそう」と思われがちですが、徹底したサポートが受けられるため、簡単にストレスフリーで利用を始められます。

今回は、そんなウェブ選挙システムの、利用開始までの流れやポイントをご紹介しますので、ぜひチェック
してみてください。

1.ウェブ選挙システム導入までの流れ

ウェブ選挙システムは、以下の簡単4ステップで利用開始することができます。

各ステップについて、もう少し詳しく見ていきましょう。

ウェブ選挙システム導入時は、最初に、システムの説明やヒアリングを行います。

特に、i-Voteのヒアリングでは
以下の点を丁寧にお聞きします。

そのうえで、個別の選挙内容や実態に合わせた項目設定や使い方をご提案するので、オーダーメイドのように、ニーズに合ったシステムの導入が可能です。

このように手厚いサポートが受けられるので、労力をかけることなく最適なシステム構成を選べ、システム導入の初心者でも安心です。

なお、規約を改定する際は、無料の改定サポートが受けられます。「手間をかけずに規約を整えたい」という場合は、
ぜひ活用しましょう。

おすすめのシステム構成や見積が確認できたら、じっくり導入検討をしていきます。
この際に、現行の選挙に関する規約の内容をあわせて確認しておきましょう。

詳しくは後述しますが、規約の内容が紙による選挙を前提とした内容だと、ウェブ選挙を利用できない可能性があるからです。

規約のチェックなども終わったら、いよいよ申し込みを
していきます。

ご利用の申し込みをするタイミングで、利用する会員の名簿データなどを準備しておくと、スムーズに選挙を
すすめることができるでしょう。

詳しい準備内容については、次章の「2. 利用までに準備すべきポイント」をご確認ください。

導入が確定したら、利用開始までに、アカウントの作成や選挙に必要なシステムの設定などを行っていきます。

i-Voteでは、導入検討時から選挙終了まで、利用者さまに寄り添ったサポートを行っていますので、「どうすればよいか
わからない」「作業が面倒」などの心配が不要です。

ウェブ選挙システム利用開始までの大まかな流れがわかったところで、利用者さまが何を準備すべきかにポイントを
絞って、確認してみましょう。

導入確定前までと導入確定後の２つの段階で、次のようなことを準備する必要があります。

利用者さまが準備すること
導入検討から導入確定段階	規約の整備
導入確定後からシステム利用直前まで	名簿データ作成マニュアルの準備システムへのデータ登録会員へのログイン情報の通知

なお、紙投票を併用する場合は、上記に加え、紙投票の準備も並行して行う必要があります。

導入検討から導入確定段階では、選挙に関する規約の整備を行いましょう。
例えば、次のような紙による投票を前提とした規定があると、ウェブ選挙システムを利用することができないからです。

◆改定が必要な規定の例

なお、団体の規約によって、改定に関する承認の採り方は異なります。承認ルートを事前に確認して、余裕を持って
改定作業に取り掛かりましょう。

改定案作成については、i-Voteで無償のサポートを行っています。

導入確定後からシステム利用直前までに準備すべきことは、次の4つです。

◆導入確定後からシステム利用直前までに準備すべきこと

・名簿データ作成
名簿データはアカウントを作成するために必要です。候補者と有権者について、メールアドレス・会員番号・フリガナ・所属先などをリスト化します。エクセルファイルで作成すれば、システムに一括取り込み可能です。

・マニュアルの準備
投票時のマニュアルの作成については、i-Voteで用意しているデータ(Word形式・PDF形式)が
あるので、必要箇所の切り貼りのみ行いましょう。

・システムへのデータ登録
システムへのユーザデータ・選挙データの登録や設定は、設定代行(有償サポート)もありますが、コストを抑えたい場合は自分で設定が必要になります。なお、電話サポートなどは無償です。

・会員へのログイン情報の通知
また、システム利用時はログイン情報が必須であるため、個別連絡・郵送準備が必要になります。
メール・圧着ハガキによる通知代行(有償サポート)がありますので、手間を省きたい場合は活用しましょう。

ウェブ選挙システムを導入・利用するには、導入確定前までと導入確定後の２つの段階で、
利用者さまが準備すべきことがあります。

どのような準備をいつまでにしておくべきか把握しておくことで、スムーズに利用開始ができるでしょう。

ウェブ選挙サービス「i-Vote」では、検討段階から選挙終了まで、きめ細かなサポートを行っています。
少しでも選挙に関する業務の負担を軽くし、効率化したい場合は、気軽にお問い合わせください。